¿Cómo llevar a cabo una adecuada planeación del proyecto?

Cuando se habla de proyectos es necesario considerar los recursos humanos, el tiempo y recursos de materiales y equipos.
Dejo plasmadas algunas preguntas y sus respuestas sobre estos temas. Estas preguntas fueron parte de la materia de Administración de Proyectos de Tecnología de Información de la universiodad Tecmilenio donde estuvé cursando la maestria en Administración de Tecnologias de la información.

A) ¿Cómo puedo administrar en forma eficiente el recurso humano disponible para varios proyectos?

Gray, C., y Larson, E., mencionan que: El sistema de prioridades debe elegir los proyectos que mejor contribuyan a los objetivos de la organización, dentro de los límites de los recursos disponibles.

Muchas empresas crean oficinas o departamentos de proyectos para vigilar la programación en múltiples proyectos. Se suele usar la regla el que llega primero se atiende primero. La desventaja es que no se utilizan los recursos en forma óptima ni considera la prioridad del proyecto.

Un mejor enfoque es el priorizar los proyectos de forma ascendente: esto hace que los recursos se destinen a los proyectos que se encuentren más arriba en la lista de prioridades.

B) ¿Qué debo hacer cuando una actividad se retrasa para poder cumplir a tiempo con el proyecto?

Para cumplir con el tiempo del proyecto cuando las actividades se retrasan, puede ser deseable emparejar la demanda de recursos al retrasar las actividades no críticas para disminuir la demanda pico y, así, aumentar la utilización de recursos. Este proceso se llama nivelación de recursos o facilitación.

La programación centralizada de proyectos también facilita la identificación de cuellos de botella que impiden el progreso de los proyectos.

La contratación externa se suele usar como medio para manejar problemas de asignación de recursos. Así la compañía puede reducir el número de proyectos internos a sólo proyectos centrales y usar la contratación externa para los proyectos no críticos, mediante empresas contratistas y empresas de consultoría.

La capacidad de manejar en forma más eficiente los puntos bajos y los flujos del trabajo de proyecto es una de las fuerzas impulsoras detrás de la contratación externa.

C) ¿Los recursos materiales y los de equipamiento se administran de la misma forma?

Los recursos son personas, equipo y material de los que se puede disponer para lograr algo. En los proyectos, la disponibilidad o carencia de recursos con frecuencia influirá en la forma en que se manejan los proyectos. Los factores que se consideran causantes del retraso de muchos proyectos son la disponibilidad o faltantes de material.

El equipo se presenta por tipo, tamaño y cantidad. En algunos casos, el equipo se puede intercambiar para mejorar los programas, pero esto no es típico. Con frecuencia, al equipo se considera limitante. Reconocer las limitaciones de equipo antes de que comience el proyecto puede evitar costos elevados de fallas o retrasos.

Los recursos materiales y los de equipo no se pueden administrar de la misma manera ya que los primeros generan un costo de almacenamiento y trasporte, y estos implican una transformación; mientras tanto el equipamiento son las herramientas que se administran por el tiempo de uso.

Ejemplo de: Aplicación de los recursos humanos, tiempo y recursos de materiales y equipos.

Plan de proyecto para realizar una sección de trabajo freelance para el sitio web monoforms.com.

Recursos humanos.

En el equipo de monforms se encuentran trabajando actualmente un gerente que supervisa al equipo de y a otros proyectos, tres personas (un coordinador y dos programadores) los cuales se reparten las tareas según su experiencia, habilidades y conocimientos del módulo o tarea a desarrollar, además de dos personas más encargadas de moderar anuncios internos y de la atención a clientes y empresas. La figura 1 muestra la estructura organizacional del sitio.

organización equipo

 

Recursos humanos disponibles:

Juan C: Coordinador y programador. Responsable de comunicar al equipo cambios en los requerimientos, negocias con los jefes el tiempo, coordinar las actividades.
Jesús O: Programador: desarrollar, probar e implementar las actividades, reportar y asignar corrección de fallas.
Pedro R: Programador: desarrollar, probar e implementar las actividades, reportar y asignar corrección de fallas.
Judith H: Analista de marketing: comunicar a las empresas que se empezará a restringir el servicio, contactar empresas que deseen contratar un paquete, asignar paquetes.

Tiempos

Actividades Asignado Fecha de inicio Fecha fin Duración
Crear formulario para registro y login Pedro R 25-jul-16 28-jul-16 4
Crear formulario para publicar anuncios de trabajo Juan C 25-jul-16 01-ago-16 8
Crear listado de anuncios Jesús O 25-jul-16 30-ago-16 6
Crear el perfil del usuario Juan C 01-ago-16 06-ago-16 6
Crear perfil de la empresa Pedro R 28-jul-16 03-ago-16 6
Crear sección de preguntas y respuestas del anuncio Jesús O 01-ago-16 09-ago-16 9
Asignar proyecto a la mejor propuestas Pedro R 04-ago-16 10-ago-16 6
Crear panel de usuario para listar el envío de propuestas, proyectos asignados, pagos y reputación del usuario. Juan C 06-ago-16 10-ago-16 4
Crear sección de calificación del usuario a la empresa y crear retroalimentación. Pedro R 11-ago-16 15-ago-16 5
Revisar y adaptar el diseño para dispositivos móviles y PC Jesús O 10-ago-16 15-ago-16 5
Testeo, en ambiente de desarrollo: pruebas conjuntas. Todos 16-ago-16 20-ago-16 4

Recursos materiales y equipos

Aparte de los recursos de tecnología (pago de servidores, proveedores de email y dominios) y humanos (pago de nóminas), no se encuentra asignado ningún tipo de presupuesto para la promocionar el sitio web. La infraestructura actual con la que se cuenta es:

Servidor dedicado (2) Uso
2 GB (RAM)
2 CPUS
40 GB SSD DISK
3 TB DE TRANSFERENCIA
Servidor web.
Servidor de base de datos (MySql) y servidor indexador de anuncios (Sphinx Search).
Costo Unitario mensual USD $ 20  

Realiza un diagrama de flujo en el que indiquen como llevar de forma eficiente la planeación adecuada de un proyecto.

Las etapas del ciclo de vida del proyecto se muestras a continuación en la siguiente figura 2:

Etapas Actividades
Definición / Alcance Metas
Especificaciones
Tareas
Responsabilidades
Planeación Calendario
Presupuestos
Recursos
Riesgos
Asignación de personal
Entrega / Cierre Capacitación del cliente
Transferencia de documentos
Liberación de recursos
Liberación de personal
Lecciones aprendidas
Ilustración 2: Etapas del ciclo de vida del proyecto.

 

Conclusión

La planeación de los recursos y del tiempo es importante dentro de un proyecto, ya que de estos depende la entrega con éxito del proyecto. Los retrasos en los recursos materiales y humanos pueden llegar a afectar el tiempo de conclusión de las actividades y generar costos adicionales y que rebasen el presupuesto.
Por estas razones planear por anticipado los recursos y las asignaciones de las actividades son críticas y deben definirse desde el inicio del proyecto. Es importante como líder del proyecto estar al tanto de lo que pase y así poder dar una solución adecuada antes de generar más retrasos.

Bibliografía

Gray, C., Larson, E. (2009). Administración de proyectos (4a. ed.). México: McGraw-Hill Interamericana.
Chamoun, Y. (2002). Administración Profesional de Proyectos: La guía. México: McGraw-Hill.

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